Vous êtes une entreprise et vous ne savez pas comment choisir vos outils de communication internes ? La communication interne est un des piliers de toute organisation efficace. Pour une PME, choisir les bons outils de communication interne est important pour assurer une collaboration fluide, une productivité optimale et un environnement de travail harmonieux. Quels sont les critères essentiels pour bien choisir vos outils de communication interne ? Et quels supports utilisés ?
Pour commencer … pourquoi la communication interne est-elle importante ?
La communication interne joue un rôle central dans la gestion des tâches quotidiennes et la concrétisation des objectifs de l’entreprise. Une bonne communication interne permet de :
- Faciliter la collaboration : les employés peuvent partager des informations et travailler ensemble plus efficacement.
- Augmenter la productivité : une communication claire réduit les malentendus et les erreurs, permettant aux équipes de rester concentrées sur leurs missions.
- Renforcer la culture d’entreprise : un environnement où la communication est fluide favorise un sentiment d’appartenance et d’engagement parmi les employés.
- Améliorer la prise de décision : des informations accessibles et partagées en temps réel permettent des décisions plus rapides et plus informées.
Quels sont les critères pour choisir les outils de communication interne ?
1. Simplicité d’utilisation
Un bon outil de communication doit être intuitif et facile à utiliser. Dans l’idéal, ces outils seront utilisés par l’ensemble de vos collaborateurs, et donc ils doivent être pris en main et compris rapidement. Les employés ne doivent pas perdre de temps à apprendre à utiliser l’outil. Optez pour des solutions avec une interface la plus ergonomique possible.
2. Fonctionnalités adaptées
Identifiez les besoins spécifiques de votre entreprise mais aussi des problématiques précises : désorganisation, gestion des priorités, perte de temps, mélange des informations, … Et dans ce sens l’outil sélectionné apportera une solution : avez-vous besoin de messagerie instantanée, de visioconférence, de gestion de projet ou de partage de fichiers ? Choisissez un outil qui offre les fonctionnalités essentielles pour votre organisation !
3. Intégration avec d’autres outils
L’outil de communication doit pouvoir s’intégrer facilement avec les autres logiciels que vous utilisez déjà (CRM, ERP comme SYNERMI ; ), outils de gestion de projet, etc.) et ne pas venir faire “doublon”. Simplifier au maximum les flux de travail et le quotidien de vos collaborateurs !
4. Sécurité
La sécurité des données est primordiale. Assurez-vous que l’outil choisi offre des fonctionnalités de sécurité essentielles, telles que le cryptage des données, l’authentification à deux facteurs et des contrôles d’accès stricts.
5. Mobilité
Dans un monde où le télétravail devient de plus en plus courant, il est important que vos outils de communication soient accessibles n’importe où et sur n’importe quel appareil. Choisissez des solutions qui offrent cette possibilité de connexion.
6. Coût
Évaluez le coût total de possession de l’outil, y compris les frais d’abonnement, les coûts de formation et les éventuels frais supplémentaires pour les mises à niveau ou les fonctionnalités supplémentaires. Assurez-vous que le coût est justifié par les bénéfices apportés.
Exemples de supports de communication interne
La newsletter :
Problématique : pas de partage d’informations centralisée
Réponse : la newsletter reste un est un outil classique de communication au sein d’une entreprise, conçu pour diffuser des informations à tous les collaborateurs, au même moment. Généralement envoyée par mail, elle peut inclure diverses nouvelles et mises à jour pertinentes pour l’ensemble du personnel. Elle inclut également des faits marquants provenant de différents services, reflétant ainsi les actualités de toute l’entreprise.
La messagerie instantanée :
Problématique : échanges entre collaborateurs trop longs avec les réunions, et trop chronophages avec les emails.
Réponse : une messagerie instantanée est un outil de communication en temps réel qui permet aux employés d’échanger des messages textuels rapidement et efficacement. Elle améliore la collaboration, réduit le nombre d’emails, facilite la communication informelle, reste accessible sur divers appareils … Attention à ne pas confondre mails et messagerie, qui sont deux outils à objectifs différents.
La signature mail :
Problématique : comment divulguer des informations essentielles à nos partenaires et clients sans polluer leurs boites mails ?
Réponse : la signature de mail est un élément souvent sous-estimé mais extrêmement puissant dans le cadre de la communication d’entreprise ! Elle sert plusieurs fonctions importantes qui contribuent à l’image de marque, la cohérence et l’efficacité des communications. Elle renforce l’image de marque, transmet des informations de contact, divulgue des actualités comme des nouveau produits ou des services, … Bref elle a de multiples usages, à utiliser sans modération !
L’affichage :
Problématique : la salle de pause n’a aucune déco (un environnement chaleureux reste un élément important au sein d’une entreprise) et les différents services manquent de cohésion entre eux.
Réponse : on n’y pense pas forcément, mais l’affichage interne reste un support simple et peu couteux ! Vous pouvez affichez vos valeurs, des mantras, des citations, des règles de vie collective, des challenge pour booster vos équipes commerciales, …
Petit rappel, certains affichages restent obligatoire (en fonction de la taille de l’entreprise), comme :
- l’inspection du travail,
- la médecine du travail,
- les consignes de sécurités et d’avertissement de zones de danger, avec le nom des personnes responsables de l’évacuation en cas d’incendie, etc.
Choisir les bons outils de communication interne est essentiel pour améliorer la collaboration, la productivité et la satisfaction des employés dans votre entreprise. En tenant compte de critères tels que la simplicité d’utilisation, les fonctionnalités, l’intégration, la sécurité et le coût, vous pouvez trouver l’outil le plus adapté à vos besoins.
Et bien sûr, si vous avez besoin d’être accompagné sur vos supports de communication internes (ou externes), n’hésitez pas à nous contacter !